电业局档案管理工作的建议

　　摘要：

　　档案管理是电业局日常工作中不可或缺的一项基本工作。然而就目前的电业局档案管理工作而言，还存在一些问题和不足之处，基于这一现状，本文首先阐述了电业局档案管理工作的重要性，进而分析了目前电业局档案管理工作的现状，并在此基础上提出了加强电业局档案管理工作的几点建议，期望能够为提高电业局档案管理工作给予一定的帮助。

　　关键词：电业局;档案管理;重要性;建议

　　电业局的档案是其日常工作的真实记录，档案不仅全面的反映了电业局的基本职能活动，而且也是评价电业局综合工作水平的“窗口”，还是电业局从事各项工作不可缺少的必备资料。因此，档案的利用价值也受到电业局越来越多的关注，加强档案管理工作也成为电业局面临的一项紧迫任务。本文就加强电业局档案管理工作的建议展开探讨，仅供参考。

　　一、电业局档案管理的重要性

　　(一)有利于提高电业局的生产效益

　　人事档案作为电业局档案管理工作的重要组成部分，具有较强的专业性，也是衡量和评价员工工作效率的主要依据。人事档案的资料信息利用率较高，且实用效率和时间性也比较强。因此，必须在较短的时间内做好档案的收集、整理等工作，把员工在具体工作中形成的相关资料进行系统全面的分析，并及时准确的向局领导提供有价值的人事信息，这样做有利于提高电业局的生产效益。

　　(二)有利于科研技术的发展

　　任何企事业单位的发展都离不开先进科学技术的支撑，电业局也不例外，这就要求电业局的所有员工在具体工作实践中要始终坚持先进技术的探索，并利用现代化的科学技术为企业的发展服务。将科研计划管理与档案管理有机的结合，有助于科技资料信息的收集、管理、开发和利用。充分利用科技档案，有利于开发、推广和应用科研成果，使电业局的科研技术水平进一步提高。

　　(三)有利于生产设备管理

　　生产设备的管理直接关系着电业局的整体效益，完整的生产设备档案能够使电业局及时准确地了解并掌握设备的购置以及使用情况，同时也为设备正常运行提供了一定的保障。通过设备档案，电业局可以详细的了解所有设备的使用频率及其寿命，从而为新设备的购置提供了准确的信息，避免了生产资源不必要的浪费。

　　二、电业局档案管理工作的现状

　　目前，电业局档案管理工作存在以下几点不足之处：首先，档案管理员的业务水不高。电业局的档案管理员工一般都不是档案管理专业毕业的，致使其缺乏专业的理论知识，使档案的分类、归档等各方面工作经常出现错误，从而导致了在利用查找档案时，无法及时找到;其次，由于对档案法规的宣传力度不够，致使电业局全体员工缺乏档案意识，从而导致归档标准不清、不规范、质量差等问题;再次，由于电业局对档案管理工作投入的资金不足，致使各种档案管理设施的配备不齐全，档案的收集、整理以及利用等各个环节的工作也无法顺利开展，从而使实现档案管理的现代化、标准化、规范化变成一种空想;最后，档案管理工作的信息化建设落后。信息化是档案管理工作的主要发展方向，也是提高档案管理工作水平最为有效的途径之一。但是基于种种原因，致使电业局的档案管理工作还处于比较落后的水平，与现代化的发展方针极不协调。

　　三、加强电业局档案管理工作的几点建议

　　(一)坚持以人为本的原则，提高档案管理队伍的综合素质

　　1.提高领导干部的综合素质和专业水平。通过组织全局领导干部深入学习“三个代表”重要思想、科学发展观等重要政治理论，并着重学习党的十七大会议精神、《归档文件管理规则》、《电子文件管理规定》以及国家档案局的第8号令等，同时，还可以通过组织开展各方面知识的学习，如办公自动化、消防知识等，使领导干部的综合素质和专业水平进一步提高。

　　2.加强对档案管理员的业务培训。电业局档案管理工作质量的优劣，主要取决于档案管理员的素质。通过组织档案管理员参加定期的档案管理业务培训，学习档案管理的专业知识理论，提高自身的专业技术水平。另外，可以从电业局档案管理工作的实际出发，对档案管理员进行信息化和现代化管理的基本知识教育和计算机应用能力的培训，使其成为具有现代化管理意识的档案管理人员。

　　(二)重视档案管理，完善档案机构

　　首先，局领导应高度重视档案管理工作，并把其列入电业局的基本工作日程，认真组织好有关法律法规的学习与宣传工作，如，《档案法》、《企业档案管理办法》等。局领导应当充分起好带头作用，通过学习和宣传，使员工增强档案意识、重视档案，自觉维护档案工作;其次，完善管理机构。可以成立以局长为组长、各科室工作人员为组员的档案工作专项小组，并建立综合档案室，从组织上确保档案管理工作的有序开展。

　　(三)建立并完善档案管理制度，规范档案管理

　　建立并完善档案管理工作制度，是实现工作规范化管理的有力措施和可靠保证。在档案管理工作中，档案的收集、整理、归档、立卷、保管、利用若是没有一套完整的规章制度做为保证，就无法确保档案管理工作的质量。电业局可以将国家以及各有关部门对档案管理工作提出的要求，作为制定管理制度的主要依据。但是由于各电业局实际情况都有所不同，所以，档案管理制度不可能是一套模式，必须根据各局的实际情况制定适合自身的档案管理工作规章制度。制度制定以后，从电业局领导到档案管理员都必须严格遵守，并按制度办事，严禁有章不行、不禁不止等情况的发生，避免因疏忽大意给档案管理带来无法弥补的损失。

　　(四)加强档案资源建设，丰富档案资料

　　首先，应加强档案的收集工作。电业局的档案资料是局领导处理重大问题的主要依据，做好有关资料的收集工作，是确保档案齐全完整的基础和前提，同时也是反映本单位实际工作情况最有利的证明。加强档案资料的收集工作，一方面

　　应根据电业局档案管理的具体要求，对各种文件资料进行定期清理检查，以此来确保档案资料齐全;另一方面，需加强文书管理，做好各工程项目所形成的主要文件资料的收集工作，充分发挥“帐外”材料的作用。

　　其次，应加强多媒体视频资料的采集工作。近年来，随着网络信息技术的不断发展，网络档案资源也逐渐成为档案资料来源的另一个组成部分。因此，为了使档案资源更加丰富，电业局必须逐步完善多媒体视频采集系统的运行，及时做好各类电子档案信息资源的收集工作。

　　(五)建立现代化档案管理

　　由于电业局档案管理工作具有较强的专业性，档案管理工作比较繁琐，劳动强度大。因此，就要求档案管理员不仅要具备服务意识，而且还要掌握现代化的管理手段。通过计算机等现代化手段进行档案管理，能够得到事半功倍的效果，将现代化技术应用于档案管理，可以降低档案管理中人为因素的影响，减少手工操作的失误，有效地提高了档案管理的工作效率。

　　结论：

　　综上所述，电业局的档案管理工作是一项长期且艰巨的工作，需要电业局从领导到管理人员不断的努力，并充分认识到档案管理工作的重要性，从而实现档案信息资源的共享。做好档案管理工作对于促进电业局的可持续发展具有十分重要的现实意义。

　　参考文献：

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　　[2]安小辉.崔春红.黄仁湛.论档案信息管理的重要性[J].齐齐哈尔大学学报哲学社会科学版.2010(01).

　　[3]门伟丽.刘芬.关于加强新形势下档案管理工作的思考[J].科技创业月刊.2010(08).

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