档案管理中的信息化

　　摘要：

　　档案管理信息化是推进档案管理科学发展的有效途径，通过将现代化信息技术引入到档案管理工作中，不但可以提供档案管理工作效率，还可以为档案信息需求者提供更为便捷、全面的服务。本文通过对档案管理信息化进行简要介绍，并分析了档案管理中信息化建设的重要性，进而提出加强档案管理中信息化建设的策略。

　　关键词：档案管理;信息化;重要性;信息化建设

　　档案是被保存备查的图像、文字、声音以及以其他形式存在的原始记录，它是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，是历史的真实记载。档案管理是运用科学、合理的管理方式方法，为社会的经济、政治、科技、文化等活动提供服务。随着科学技术的高速发展，国家机关、企事业单位进入了办公自动化管理阶段，这也促使档案管理工作步入了信息化时代，逐步实现将纸质文件或声响文件等传统文件、已保存的电子文档整合成系统、有序的档案信息库，实现档案管理中的信息化。因此，本文对档案管理信息化的相关问题进行探讨对提高档案管理水平具有重要意义。

　　一、档案管理信息化概述

　　(一)档案管理信息化的概念

　　档案管理信息化是档案管理事业发展的需要，也是必然选择。其基本含义包括以下三个方面内容：首先，档案信息化建设是一项服务性事业建设过程，也是一项智力型系统建设工程;其次，档案信息化通过运用大量先进的科学技术，极大地提升了管理效率，实现了效益最大化;再次，处于现代信息技术工作环境中的档案信息化，重新定位了档案管理的新原则、新理论、新情况，并确立了档案管理与服务的基本方法与模式，使档案管理工作步入现代化管理。

　　(二)档案管理信息化的特征

　　档案管理信息化具备以下三个方面的特征：其一，档案信息存取自动化。由于在档案管理中运用了大量现代信息技术，从而促进了电子档案管理实现存取的自动化;其二，档案信息资源开发智能化。由于档案管理信息化取代了传统档案管理重复性的脑力劳动，所以有更多的时间和精力置身于档案信息资源的深层次开发中，即信息资源的智能型开发，以满足不同层次需求者的利用需要;其三，档案信息利用网络化。因特网为档案信息网络化提供了最佳载体，实现了跨越空间的障碍传递档案信息，快捷地满足信息需求，实现档案信息资源的高度共享。

　　二、档案管理中信息化建设的重要性

　　(一)改进传统档案管理中的不足

　　在传统档案管理中，由于档案资料的数量较大、调阅不方便，加之档案管理人员岗位调动会造成不必要的重复性工作或工作失误，所以致使档案管理工作效率低下。同时，传统档案的数量会不断增多，所占用的实地空间也会不断扩大，使得管理工作量只增不减，会存在档案资料流失的风险。对档案管理进行信息化建设可以有效地改进传统档案管理存在的这些不足之处，更好地为信息时代下各企事业单位发展服务。

　　(二)有利于档案资料保存完整

　　档案管理信息化的优势是具备综合性，可以对有价值的所有电子文件进行归档、监控、管理，并且根据资料的特性不同进行存储，确保资料保存的完整性。此外，档案管理部门可以对档案数据库实施分层管理，让同一单位不同部门自行管理档案信息，进一步提高了档案资料的完整性。

　　(三)有利于提高档案管理工作效率，降低管理成本

　　档案管理信息化建设可以实现资料信息的网络共享，通过建立授权查阅机制和文档一体化管理系统，极大地简化工作流程和工作量，从而达到节约物力、人力、财力资源的目的，降低档案管理成本，提高档案管理工作效率。

　　三、加强档案管理中信息化建设的策略

　　档案管理信息化可以实现档案信息网络化和数字化，档案信息接收、存储、传递以及提供服务的一体化，档案信息的高度共享以及引发档案管理模式的变革。所以，加强档案管理信息化建设应从以下三个方面着手：

　　(一)构建档案信息管理标准化

　　档案信息管理标准化是指在档案管理信息化建设中应遵循的行业技术标准、业务规范。我国档案管理虽然存在很多标准与规范，但是却呈现出多头管理、分散管理、各自为政的局面，加之信息化建设的深度和进程参差不齐，所以构建和实施档案信息管理标准化已经势在必行。这就要求信息化建设的标准和规范不仅要在管理技术上体现权威性，更要在信息化建设和使用中具备强制性和指导性，使技术、制度、法律在标准化构建中得到全面涉及。笔者认为档案信息管理标准化应包括以下四个方面：其一，档案信息采集标准化。这是信息化建设的前提条件，应制定全国统一的采集标准，就采集方式、采集质量、采集方式等方面制定制度标准;其二，档案信息存储标准化。在将实体档案转化成数字档案的过程中，应制定全新的标准符合信息化建设与管理的需要，如文字、图像、音频、图形、视频等不同档案源的存储格式标准，独立文件、数据库存储等模式标准;其三，档案信息开发与应用标准化。档案信息开发平台标准化包括运行于多系统如Linux、Windows、Unix等软件的新标准以及Internet网络平台标准化，而应用标准化应由档案管理部门进行统一部署和规划;其四，档案信息管理标准化。应从信息系统的设计、规划，以及档案信息的收集、加工、使用、保存全过程进行制度化、规范化、标准化建设。笔者建议国家档案管理行政部门应制定和下达信息管理纲领性文件，以此为标准再由各使用单位根据自身实际情况制定管理制度。

　　(二)档案管理信息化制度建设

　　完善的档案管理制度是档案管理信息化建设的重要保障，各单位应根据自身工作的实际需要，建立健全各项制度：其一，制定信息网络定期检查维护制度。为了进一步确保档案信息网络的安全运行，必须对信息网络运行的程序、内容等事项进行检查，及时地对信息数据库进行维护与更新，以确保档案管理的可靠、有效;其二，制定信息网络管理制度。由于档案网络管理是一项系统性工程，所以需要各部门相互协调工作，重点做好网络运行、使用、监督、检查等保障性工作;其三，制定网络安全防护制度。档案管理信息化建设的安全性是当前应重视的关键性问题。档案管理部门应充分利用可靠的安全技术，对信息网络实施全方位防护，如防火墙、病毒防治技术、数据库加密技术、访问控制技术等，从而消除网络安全隐患，为档案信息工作营造良好的网络环境。

　　(三)提高档案管理人员的综合素质

　　以人为本，提高档案管理人员的综合素质是档案管理信息化建设的关键所在。一名合格的档案管理人员不仅应拥有档案学基础理论知识与相关专业知识，还应掌握现代信息技术，具备能够熟练运用信息技术管理档案信息系统的能力，不断完善自身知识结构体系，培养职业道德素质，提升服务意识。所以，在档案管理信息化建设中，应制定和实施有效措施，加强对档案管理人员的培养，使其掌握新知识、新技能、新技术，具有广阔的知识背景和现代信息素质，从而更好地做好档案工作，推动档案管理信息化建设进程。

　　结论：

　　总而言之，信息时代的到来，带动了档案管理的变革，档案信息化成为了档案管理发展的必然趋势。档案部门应抓住这一机遇，积极做好档案管理工作，从而实现最大化地利用档案信息资源，满足社会公众的要求，为社会公众提供更优质的服务。

　　参考文献

　　[1]杨永慧.论新时代档案管理的信息化[J].科技创新导报.2010(26).

　　[2]李慧.论网络环境下的档案管理及其信息化[J].科学之友.2008(17).

　　[3]王艳.如何确保信息化档案管理的安全[J].中国科技信息.2010(9).

　　[4]孙景忠.门妍.信息化背景下档案管理问题的探讨[J].中国新技术新产品.2009(12).

期刊VIP网，您身边的高端学术顾问

文章名称： 档案管理中的信息化

文章地址： http://www.qikanvip.com/biyelunwen/1662.html